Zásady zpracování osobních údajů
V uvedených zásadách zpracování osobních údajů je blíže popsáno, jak jsou zpracovávány osobní údaje v souvislosti s poskytováním služeb ze strany poradensko-exekutivní kanceláře Karnolt Family Office jejím klientům, v souvislosti s náborovým řízením, návštěvou internetových stránek www.karnolt.cz nebo při odběru newsletteru.
Zpracování osobních údajů se řídí Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).
Určení správce osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány společnými správci ze skupiny Karnolt Family Office (dále jen „KFO“), do které náleží následující entity: 4DCoWork s.r.o., IČO: 04945794, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 256083, se sídlem na adrese Vinohradská 3881, Mělník, Česká republika.
Případy zpracování osobních údajů
Osobní údaje mohou být ze strany KFO zpracovávány v případech, kdy subjekt údajů:
- je klientem KFO;
- je obchodním partnerem KFO;
- zúčastní se školení či jiného semináře pořádaného KFO;
- navštíví internetové stránky karnolt.cz či carnolt.cz;
- je adresátem, kterému je zasílán emailový newsletter;
- komunikuje s KFO; nebo
- má zájem spolupracovat/spolupracuje s KFO (ať už jako zaměstnanec či jakkoli jinak)
Poskytování služeb klientům
KFO zpracovává následující osobní údaje klientů nebo možných budoucích klientů nebo třetích osob, které souvisí s poskytovanou službou, např. jméno a příjmení, datum narození, název zaměstnavatele, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo, rodné číslo, místo narození, občanství, pohlaví, údaje uvedené na dokladu totožnosti (pouze v případě, kdy to požadavky na identifikaci klienta dle AML vyžadují), vzájemnou komunikaci mezi klientem a KFO, informace a podklady, které klient v rámci poskytování služeb KFO poskytne (např. údaje o pracovní pozici, o platu a dalších benefitech, investiční strategie a rozhodnutí, informace o cílech a preferencích klienta ohledně finančních a investičních služeb, bankovní údaje, údaje o příjmech, výdajích, dluzích, úsporách, investicích a finančních produktech, údaje o majetku, údaje o závazcích, historie transakcí a plateb a další), dále také hodnocení služeb KFO, záznamy zda klient obdržel a reagoval na marketingové nabídky, historie poskytnutých služeb a také fotografie z akcí KFO.
Jaké jsou důvody pro zpracování osobních údajů klientů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při úschově osobních údajů, plnění jiných právních předpisů;
- v rámci oprávněných zájmů KFO – zasílání novinek a newsletterů, zveřejňování fotografií z akcí KFO, evidence klientů, vedení interní statistiky apod.; a
- souhlas od klienta.
Jak dlouho KFO osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje klientů bude KFO zpracovávat po dobu spolupráce a dále 10 let po jejím ukončení, pokud právní předpisy nestanoví dobu delší.
Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců
KFO zpracovává následující osobní údaje uchazečů o zaměstnání: jméno, příjmení a titul, korespondenční adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo, údaje obsažené v životopise a vzájemnou komunikaci mezi uchazečem a KFO. U zaměstnanců také údaje o pracovním poměru, údaje o zdravotním stavu (lékařské posudku) a údaje potřebné pro plnění zákonných povinností (např. údaje pro odvody sociálního a zdravotního pojištění, daně, záznamy o školeních, údaje o pracovních úrazech).
Jaké jsou důvody pro zpracování osobních údajů uchazečů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při vedení účetnictví a daní a plnění dalších právních předpisů.
Jak dlouho KFO osobní údaje klientů zpracovává?
Data neúspěšných uchazečů jsou smazána nejpozději do 6 měsíců od skončení výběrového řízení. Osobní údaje zaměstnanců KFO zpracovává po dobu trvání pracovního poměru a dále po nezbytnou dobu stanovenou zákonnými předpisy (např. pro účely archivace mzdových dokladů).
Smluvní vztahy s obchodními partnery
KFO zpracovává následující osobní údaje spolupracujících partnerů: jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, korespondenční adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo.
Jaké jsou důvody pro zpracování těchto osobních údajů?
- plnění smlouvy nebo vyjednávání o jejím uzavření;
- plnění zákonných povinností – např. při vedení účetnictví a daní a plnění dalších právních předpisů;
- v rámci oprávněných zájmů KFO; a
- souhlas obchodního partnera.
Jak dlouho KFO osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje klientů bude KFO zpracovávat po dobu spolupráce a dále po nezbytnou dobu stanovenou zákonnými předpisy.
Právní novinky a newsletter
Na e‑mail nebo případně na telefon prostřednictvím textové zprávy může KFO svým klientům, nebo osobám, které se k odběru právních novinek přihlásily, zasílat newsletter nebo jiná obchodní sdělení ze světa účetnictví, daní, investic a byznysu. Z odběru je možné se kdykoliv odhlásit buď proklikem v e‑mailu, nebo zasláním žádosti na emailovou adresu: info@karnolt.cz.
KFO zpracovává následující osobní údaje příjemců newsletterů: jméno, příjmení a e-mailovou adresu.
Jak dlouho KFO osobní údaje klientů zpracovává?
Osobní údaje KFO zpracovává po dobu trvání souhlasu se zpracováním údajů ze strany subjektu údajů, v případě aktuálních klientů jsou osobní údaje za účelem zasílání newsletteru zpracovávány nejpozději do jednoho roku od ukončení spolupráce.
Cookies a podobné technologie
Webové stránky KFO využívají cookies a podobné technologie k rozlišování jednotlivých uživatelů a ke zlepšení uživatelské zkušenosti. Cookies jsou malé textové soubory, které jsou uloženy na zařízení uživatele při návštěvě webu a umožňují nám analyzovat jeho chování a personalizovat obsah.
Typy cookies, které KFO používá:
Nezbytné cookies – tyto cookies jsou potřebné pro správné fungování webových stránek, např. umožňují uživateli přihlásit se do zabezpečených částí webu nebo dokončit nákup.
Analytické cookies – pomáhají nám analyzovat návštěvnost a chování uživatelů na webových stránkách. Díky nim můžeme zlepšovat obsah a strukturu webu.
Reklamní cookies – používají se ke sledování uživatelů na různých webech a přizpůsobují reklamní obsah podle preferencí uživatelů.
Jak spravovat cookies?
Návštěvníci mají možnost spravovat a omezit ukládání cookies prostřednictvím nastavení svého prohlížeče. Uživatelé mohou také kdykoliv cookies vymazat ze svého zařízení. Odmítnutí cookies může mít vliv na některé funkce a služby poskytované na webových stránkách.
Doba zpracování údajů získaných prostřednictvím cookies
Doba uchování jednotlivých cookies se může lišit podle typu a účelu jejich použití. KFO uchovává cookies pouze po nezbytně nutnou dobu, která je stanovena pro každý typ cookies zvlášť, nebo dokud uživatel nezruší svůj souhlas.
Práva subjektů osobních údajů
Subjekt osobních údajů má v souvislosti se zpracováním osobních údajů dle GDPR ve vztahu k KFO následující práva: (i) požadovat informaci, jaké jeho osobní údaje KFO zpracovává, (ii) vyžádat si u KFO přístup k jeho osobním údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, (iii) případně požadovat omezení jejich zpracování, (iv) požadovat výmaz jeho osobních údajů, (v) žádat o přenesení osobních údajů k jinému správci, (v) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, (vi) pokud subjekt osobních údajů udělil KFO souhlas se zpracováním osobních údajů, pak tento souhlas vzít zpět, (vii) podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a (viii) na účinnou soudní ochranu, pokud má za to, že byla jeho práva při zpracování osobních údajů porušena.
Ostatní případy
V ostatních výslovně neuvedených případech KFO pracuje pouze se základními identifikačními a kontaktními údaji (jméno, příjmení, adresa firmy, e-mail, případně telefon a číslo bankovního účtu).
Pro zájemce o asistenci a zajištění zprostředkování finančních služeb
V případě zájmu o zajištění finančních služeb je partnerem v této věci: Michael Karnolt, IČ: 87769166, Vinohradská 3881, Mělník, 276 01, tel: 723 382 694
Povinně zveřejňované informace podle čl. 3, čl. 4 odst. 5 a čl. 5 nařízení EU 2019/2088 o zveřejňování informací souvisejících s udržitelností v odvětví finančních služeb: Michael Karnolt, EFA je vázaným zástupcem společnosti Partners Financial Services, a.s., proto při investičním nebo pojišťovacím poradenství postupuje stejně jako tato společnost stran začleňování rizik týkajících se udržitelnosti i zohledňování hlavních nepříznivých dopadů na faktury udržitelnosti a dodržuje stejné zásady odměňování. Pro vázaného zástupce platí informace týkající se udržitelnosti zveřejněné společností Partners Financial Services, a.s., zde.
Další osoby s přístupem k osobním údajům
Ke zpracování osobních údajů subjektu osobních údajů KFO využívá vybrané dodavatele služeb, zejména spolupracující osoby a dále následující zpracovatele:
- zpracovatele – fyzické osoby podnikající, které využívá Zpracovatel pro zpracovávání analýz a podkladů;
- obchodní společnosti koncernu Microsoft, které poskytují službu Exchange a Office 365, tyto údaje se však nadále nachází na území EU a podléhají GDPR;
- případně další poskytovatel zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, které však v současné době KFO nevyužívá.
Se souhlasem subjektu údajů může KFO předat některé údaje externím partnerským poradcům a dalším subjektům, se kterými spolupracuje. Vždy však se zajištěním ochrany těchto údajů a povinnosti mlčenlivosti. Úplný aktuální seznam zpracovatelů KFO sdělí na žádost subjektu údajů prostřednictvím níže uvedených kontaktů.
Veškerá práva nebo jakékoli dotazy může subjekt údajů uplatnit elektronicky na info@karnolt.cz nebo písemně na adrese sídla KFO. KFO si v té souvislosti dovoluje předem upozornit, že v některých konkrétních případech nemusí plně vyhovět. Dozorovým orgánem je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.